Política de privacidade

1. Introdução

A Kairox Serviços de Suporte em Tecnologias Ltda., CNPJ 65.251.963/0001-03, com sede em Goiânia, GO ("Kairox", "nós"), está comprometida com a proteção da privacidade dos seus dados pessoais. Esta Política de Privacidade descreve como coletamos, utilizamos, armazenamos e protegemos as informações de quem usa a plataforma Kairox, de quem visita o nosso site e agenda uma demonstração ou fala com a gente pelo WhatsApp, e o papel da Kairox sobre os dados que cada escritório guarda no sistema, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD, Lei nº 13.709/2018).

2. Dados que coletamos

2.1 Dados de cadastro

• Nome completo
• Endereço de email
• Número de telefone ou WhatsApp
• CPF ou CNPJ (quando necessário para faturamento)

2.2 Dados de uso

• Imagens, projetos e arquivos enviados para a Plataforma
• Prompts e descrições textuais fornecidos
• Histórico de uso: imagens geradas, reuniões transcritas, atas e demais ações de inteligência artificial
• Logs de acesso e atividade na plataforma

2.3 Dados técnicos

• Endereço IP
• Tipo de navegador e sistema operacional
• Dados de cookies e tecnologias similares

2.4 Dados de pagamento

No pagamento com cartão, o número, o nome do titular, a validade e o código de segurança do cartão são repassados na hora ao Asaas, o nosso processador de pagamento, e não ficam guardados na Kairox. Com eles vão o CEP e o número do endereço do titular e o endereço IP da compra, que o Asaas usa na análise de risco.

2.5 Quem agenda uma demonstração ou fala com a Kairox pelo WhatsApp

Para marcar a demonstração, pedimos o seu nome, email, WhatsApp e o tamanho do escritório, e guardamos o horário escolhido. Com esses dados criamos o convite na agenda Google da Kairox, que chega a você pelo Google, e mandamos a confirmação, os lembretes e as mensagens de boas vindas por WhatsApp e por email. A conversa com a Kairox pelo WhatsApp pode ser atendida pela Tay, a assistente de inteligência artificial da Kairox, que guarda o telefone, o nome, o email e o histórico da conversa para continuar o atendimento.

3. Como utilizamos seus dados

Utilizamos as informações coletadas para:

• Prestação do serviço: operar o sistema do seu escritório, guardar os dados dos projetos, gerar imagens, transcrever reuniões e produzir as atas
• Comunicação: enviar informações sobre sua conta, atualizações e suporte
• Atendimento comercial: marcar e lembrar as demonstrações e responder a quem fala com a Kairox
• Melhoria do serviço: analisar padrões de uso para aprimorar a plataforma
• Segurança: detectar e prevenir atividades fraudulentas ou não autorizadas
• Obrigações legais: cumprir exigências fiscais e regulatórias

4. Seus projetos e imagens

Confidencialidade: as imagens e projetos que você envia para a Kairox são tratados como informações confidenciais. Não compartilhamos, vendemos ou publicamos seus projetos sem autorização expressa.

Treinamento de IA: seus projetos NÃO são utilizados para treinar nossos modelos de inteligência artificial, salvo mediante consentimento explícito e separado.

Armazenamento: seus projetos ficam armazenados pelo período necessário à prestação do serviço. Você pode solicitar a exclusão a qualquer momento.

5. Dados que o escritório guarda na Kairox

Os dados que o escritório cadastra sobre os próprios clientes, contatos, fornecedores e equipe (nomes, contatos, documentos, projetos, reuniões e conversas, inclusive as do WhatsApp que ele conecta ao sistema) são tratados pela Kairox em nome do escritório. Nesses dados, o escritório é o controlador e é quem responde perante os seus clientes e contatos e os informa sobre o uso dos dados. A Kairox atua como operadora: segue as instruções do escritório e usa esses dados só para prestar o serviço contratado, com os fornecedores e os cuidados descritos nesta política.

6. Compartilhamento de dados

Compartilhamos dados pessoais apenas com:

• Infraestrutura: a hospedagem do sistema e do banco de dados, e a rede de entrega de arquivos (Bunny), onde ficam os arquivos enviados
• Fornecedores de inteligência artificial: o conteúdo que você envia para gerar imagens, transcrever reuniões ou conversar com o assistente, e as mídias que chegam pelo WhatsApp conectado ao sistema (áudio, imagem, vídeo e documento), que são transcritas e descritas automaticamente. Os fornecedores são a KIE, com modelos do Google Gemini e da ElevenLabs, e, na transcrição de reserva, a AssemblyAI
• WhatsApp: quando o escritório conecta um número, o servidor da Kairox passa a funcionar como um aparelho conectado a esse número. As conversas recebidas e enviadas, com texto e mídia, passam pelos servidores do WhatsApp e ficam guardadas na Kairox para aparecer no sistema
• Google: a agenda das demonstrações da Kairox (item 2.5) e, se você conectar a sua conta, os serviços descritos na seção 12
• Meta (Facebook e Instagram): os dados de navegação que o pixel envia (seção 9)
• Processador de pagamento: o Asaas, nas assinaturas, renovações e compras avulsas
• Parceiros comerciais: no programa de parceiros do Kairox antigo, quem indicou uma conta vê o nome, o email, o plano e o valor pago por essa conta
• Autoridades legais: quando exigido por lei ou ordem judicial

Não vendemos nem alugamos dados pessoais a terceiros para fins de marketing.

Transferência internacional: parte desses fornecedores fica fora do Brasil. Os arquivos enviados são guardados em Nova York, nos Estados Unidos, e os fornecedores de inteligência artificial, o Google e a Meta tratam dados em outros países. Essas transferências são necessárias para prestar o serviço que você contratou ou pediu.

7. Segurança dos dados

Implementamos medidas técnicas e organizacionais para proteger seus dados, incluindo:

• Comunicação criptografada via HTTPS/TLS
• Monitoramento contínuo de vulnerabilidades
• Backups regulares com criptografia

Os arquivos enviados ficam na rede de entrega de arquivos, em endereços longos e difíceis de adivinhar. Quem tem o link de um arquivo consegue abrir esse arquivo, então compartilhe os links com cuidado.

8. Seus direitos (LGPD)

Em conformidade com o art. 18 da LGPD, você tem direito a:

• Confirmação e acesso: saber se tratamos dados seus e receber uma cópia deles
• Correção: atualizar dados incompletos, inexatos ou desatualizados
• Anonimização, bloqueio ou eliminação: dos dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei
• Portabilidade: receber seus dados em formato estruturado
• Eliminação: dos dados tratados com o seu consentimento
• Informação sobre compartilhamento: saber com quem compartilhamos os seus dados
• Informação sobre o consentimento: saber que pode não consentir e o que acontece se não consentir
• Revogação do consentimento: retirar seu consentimento a qualquer momento
• Oposição: se opor ao tratamento de dados em determinadas circunstâncias
• Revisão de decisões automatizadas: pedir a revisão de decisões tomadas só por meio automatizado que afetem os seus interesses (art. 20)

Para exercer qualquer desses direitos, escreva para contato@kairox.com.br. Você também pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Se os seus dados foram cadastrados por um escritório que usa a Kairox (seção 5), fale primeiro com o escritório, que é o responsável por eles; nós ajudamos o escritório a atender o seu pedido.

9. Cookies e o pixel da Meta

Utilizamos cookies essenciais para o funcionamento da plataforma (autenticação e preferências). Nas páginas públicas de divulgação, como a página inicial e a de agendamento da demonstração, usamos também o pixel da Meta (Facebook e Instagram) para medir o resultado dos nossos anúncios. Ele envia à Meta o endereço das páginas visitadas, o endereço IP, o tipo de navegador e o identificador do cookie da Meta, e registra eventos como o agendamento de uma demonstração. Quando você segue dessas páginas para o cadastro ou para o login sem recarregar a página, o pixel continua ativo nessas telas. Ele não é carregado dentro do sistema, nas telas em que você trabalha.

Você pode bloquear esses cookies nas configurações do seu navegador e ajustar o uso dos seus dados nas preferências de anúncios da Meta.

10. Retenção de dados

Mantemos seus dados pessoais pelo período necessário para cumprir as finalidades descritas nesta política. Dados de conta são mantidos enquanto a conta estiver ativa. Após o encerramento, os dados são retidos por até 5 anos para fins fiscais e legais, sendo excluídos após esse período. Os dados de quem agenda uma demonstração ou fala com a Kairox ficam guardados enquanto durar o atendimento comercial, e você pode pedir a exclusão a qualquer momento.

11. Alterações nesta política

Podemos atualizar esta Política de Privacidade periodicamente. Alterações significativas serão comunicadas por email ou notificação na plataforma. A data da última atualização é indicada no topo desta página.

12. Dados do Google (Agenda, Meet e Drive)

A Kairox permite que você conecte sua conta Google para que o sistema crie reuniões na sua agenda e guarde documentos no seu Google Drive. Conectar é opcional: a plataforma funciona integralmente sem isso, e você pode desconectar a qualquer momento.

O que pedimos, e para quê:

• Seu endereço de email do Google (userinfo.email): usado apenas para mostrar, na tela de configurações, qual conta está conectada.
• Eventos da sua agenda (calendar.events): usado para criar, atualizar e cancelar as reuniões que você agenda dentro da Kairox, e para gerar o link do Google Meet dessas reuniões. Não lemos, alteramos nem excluímos eventos que a Kairox não tenha criado.
• Apenas os arquivos que a Kairox cria no seu Drive (drive.file): usado para salvar no seu Google Drive as atas, relatórios e documentos gerados pela plataforma. Este é o escopo restrito do Google: a Kairox não tem acesso ao restante do seu Drive. Arquivos que você não criou pela Kairox são invisíveis para nós.

Uso limitado (Google API Services User Data Policy): o uso que a Kairox faz das informações recebidas das APIs do Google adere à Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado. Especificamente:

• Não vendemos, alugamos nem transferimos dados obtidos do Google a terceiros.
• Não usamos esses dados para publicidade, remarketing ou perfilamento.
• Não usamos esses dados para treinar modelos de inteligência artificial, nossos ou de terceiros.
• Nenhum ser humano lê seus dados do Google, exceto se você autorizar expressamente para suporte, ou se for exigido por lei.

Como guardamos: as credenciais de acesso à sua conta Google são armazenadas cifradas (AES 256 GCM) em nosso banco de dados, e nunca são exibidas, exportadas ou enviadas a terceiros.

Como revogar: você pode desconectar sua conta Google a qualquer momento em Configurações → Sua conta Google → Desconectar, dentro da Kairox. Ao desconectar, revogamos o acesso junto ao Google e apagamos as credenciais do nosso banco de dados. Você também pode revogar diretamente em myaccount.google.com/permissions.

13. Encarregado de dados (DPO)

O canal do encarregado de dados, para qualquer questão sobre a proteção dos seus dados pessoais e para o exercício dos direitos da seção 8, é o email contato@kairox.com.br. Os outros canais estão na página de contato.